Comunicatul de presă este în continuare instrumentul principal prin care o companie poate comunica către publicul larg, chiar și prin canale nișate de media, informații cu impact pentru audiența lor țintă. Dacă este conceput și distribuit așa cum trebuie, are ca efect un splash de vizibilitate, pe un mesaj strategic, ceea ce aduce și mai multă credibilitate companiei.
Ce este un comunicat de presă
Un comunicat de presă este un anunț oficial pe care o organizație îl transmite canalelor mass-media și nu numai. Fie că îl numim “comunicat de presă”, “declarație de presă” sau “comunicat media”, vorbim întotdeauna despre același lucru de bază.
Pentru redactarea unui comunicat de presă, limbajul utilizat trebuie să fie unul clar, precis și fără erori. În plus, trebuie să fie foarte lizibile – evită limbajul exagerat de formal sau inutil. Mesajul transmis prin intermediul comunicatului trebuie să fie scris într-o manieră atrăgătoare, astfel încât să stârnească interesul membrilor mass-media sau al altor publicuri țintă. Acesta nu este doar un instrument de marketing care ajută companiile să crească vânzările. Mai degrabă, este un articol de știri bazat pe fapte reale care ar trebui să răspundă la întrebările “cine?”, “ce?”, “când?”, “unde?”, “de ce?” și “cum?” încă din primul paragraf.
Comunicatul de presă este de mai multe tipuri și poate fi scris în diferite situații: pentru a marca lansări de produse noi, achiziții, actualizări de produs, noi parteneriate, promoții, schimbări de personal sau noi angajări, premii sau evenimente etc.
Ce rol are un comunicat de presă
Comunicatul de presă este instrumentul de comunicare utilizat pentru a transmite informații importante instituțiilor media despre un anumit subiect, cu scopul de a fi publicate și de a deveni cunoscute publicului. Utilizate corect și contextualizate adecvat, comunicatele pot spori vizibilitatea unei companii sau a unei persoane și pot ajuta la creșterea credibilității în ochii jurnaliștilor, precum și a clienților existenți și potențiali, contribuind la conturarea unei imagini publice pozitive.
Structura comunicatului de presă
Pentru ca un comunicat de presă să iasă în evidență printre numeroasele e-mailuri pe care un jurnalist le primește zilnic, titlul trebuie să fie scurt, la obiect și convingător.
Primul paragraf va dezvolta informația prezentată în titlu și va oferi jurnaliștilor detaliile pe care aceștia le așteaptă, pe modelul unei știri, răspunzând, în măsura posibilului, întrebărilor de bază: cine, ce, unde, când, eventual cum.
Cel de-al doilea paragraf va susține o dezvoltare cu informații și argumente pertinente (studii, analize, statistici, opinii).
Pentru a întări cele susținute, recomandăm utilizarea a cel puțin unui citat al unei persoane reprezentative pentru ceea ce se comunică (managerul companiei, CEO sau CFO, după caz). Informațiile prezentate de acesta este bine să fie noi, să nu repete ceea ce s-a spus deja, să aducă o perspectivă nouă și un plus de valoare (cifre, date importante) astfel încât să se asigure că citatul va rămâne în preluarea jurnaliștilor. Acesta trebuie poziționat cât mai sus, pentru a scoate în evidență mesajul strategic.
Al patrulea paragraf este, în general, rezervat informațiilor generale, cum ar fi istoricul companiei, evenimente similare organizate în trecut sau detalii de background legate de subiectul comunicatului.
Cele mai multe comunicate de presă se rezumă la o pagină, maximum două, în funcție de complexitatea subiectului. Dacă este nevoie de precizări suplimentare, un jurnalist nu va ezita niciodată să le ceară, dacă tema este una de interes.
Do-s & Don’t-s
Pentru a avea succes cu un comunicat de presă:
- oferă informații noi, de actualitate, nu repeta ceea ce s-a mai spus deja
- nu ignora niciodată contextul socio-politic al momentului și adaptează, pe cât posibil conținutul la acesta
- află cine sunt jurnaliștii care se ocupă de domeniul despre care e vorba în comunicat, cum scriu și ce informații prezintă, astfel încât să-l trimiți doar celor cu adevărat interesați
- trimite comunicatul în prima parte a zilei
- încearcă să te asiguri că jurnaliștii cheie l-au primit, printr-un mesaj
- trimite întotdeauna o fotografie profesională relevantă, ideal este și un filmuleț reprezentativ
- evită să trimiți doar informații comerciale prin care încerci să vinzi
Oricât ți-ai dori să ai succes, evită să:
- prezinți informații false
- exagerezi anumite cifre/fapte
- inventezi citate ale unor persoane importante
- te lauzi, să folosești multe adjective
- bombardezi jurnaliștii cu informații care nu sunt de interes pentru marea majoritate a publicului lor
Deși poate fi tentant să creezi un comunicat care să înfrumusețeze realizările companiei tale sau să modifice faptele pentru a face subiectul mai atractiv pentru mass-media, nu uita: comunicatele de presă sunt disponibile în domeniul public, ceea ce înseamnă că oricine poate avea acces la ele și poate verifica cele scrise. Iar renumele și reputația se construiesc cu migală și se pot pierde cu mare ușurință. Succes!
