Indiferent de contextul și domeniul în care ne desfășurăm activitatea, evenimentele sunt esențiale, atât pentru conservarea socială a comunităților, cât și pentru dezvoltarea business-ului prin networking. Pentru a organiza un eveniment despre care să se vobească mult timp după ce s-a încheiat, este esențial să planificăm totul cu atenție.
Stabilirea scopului evenimentului: Care dorești să fie finalitatea acestui demers? Urmează să prezinți noi produse/servicii, un membru nou al board-ului, anunți o extindere? Sau, pur și simplu, vrei să întărești relațiile în echipă sau în comunitatea din jurul afacerii tale?
Organizarea și punctualitatea: Calcularea timpului de lucru și luarea în considerare a unei posibile probleme care poate întârzia întreg procesul este vitală pentru reușita evenimentului. În acest caz, prin punctualitate nu înțelegem numai finalizarea la timp a sarcinii, ci chiar înainte de termenul limită, pentru ca ulterior să fie posibilă definitivarea anumitor detalii sau rezolvarea unor complicații apărute spontan. Apoi, este importantă distribuirea exactă a sarcinilor de lucru către membrii staff-ului (ales în concordanță cu dimensiunile și cerințele evenimentului) pentru a te asigura că ele vor fi realizate în mod eficient. Este bine ca totul să pornească de la un brief și o organizare cu proceduri clare în echipă.
Empatizarea cu publicul: Participanții trebuie să se simtă puși pe primul plan, iar nevoile și așteptările lor sunt cele care contează. Astfel, conceptul evenimentului trebuie să fie adaptat publicului.
Planificarea unei strategii de comunicare & marketing: Nu contează doar cum se va desfășura evenimentul, ci și cine, cum și ce vorbește despre el. Cu cât devine mai cunoscut, cu atât posibilitatea atragerii publicului dorit este mai mare. Cu cât a fost mai bine organizat, cu atât vor vorbi cât mai mulți oameni despre el. Nu uita că succesul unui eveniment stă ulterior și într-un follow-up cu toți cei implicați pentru a le cere feedback și pentru a-i aduce și mai aproape de comunitate.
Ia în calcul de la început cele mai negative scenarii, care aduc întotdeauna neprevăzutul, și fă-ți un plan cu soluții pentru tot. Este singura modalitate în care te asiguri că vei avea succes chiar și când se pot întâmpla, și chiar se întâmplă de obicei, lucruri pe care nu ți le dorești.
Bugetul calculează-l întotdeauna în avans, în conformitate cu realitatea, dar întotdeauna având un extra 20 % peste disponibil, pentru neprevăzut.
Unul dintre cele mai importante aspecte organizatorice este legat de planificarea bugetului alocat pentru un anumit eveniment.
Trebuie să ținem cont de:
· Elementele de bază (sala unde se va desfășura, capacitatea acesteia, sonorizare, catering, eventual divertisment, promovare etc.)
· Necesitatea lor (ce poate lipsi și ce este absolut necesar pentru garantarea succesului)
· Relevanța (cântărirea posibilelor înlocuiri sau excluderi, concordanța cu tema și scopul evenimentului)
· Costurile (anticipate și neprevăzute)
· Tipologia evenimentelor este foarte variată, iar planificarea trebuie să țină cont de specificul fiecăruia.
Spre exemplu, atunci când vorbim despre organizare de evenimente private de succes, trebuie avuți în vedere pași precum: stabilirea scopului și a dimensiunii evenimentului (alegerea unei locații pe măsura acestora, potrivită pentru numărul de invitați și pentru activitățile care urmează să fie desfășurate, dar și a detaliilor precum meniul și elementele ce țin de atmosferă).
Atunci când vorbim despre organizarea evenimentelor pentru lansări de afaceri, planificarea trebuie să fie cu atât mai riguroasă. În perioada dinaintea evenimentului, trebuie construit sentimentului de anticipare, fără oferirea pe tavă a detaliilor înainte de lansarea în sine. O invitație inedită transmisă atât oaspeților, cât și jurnaliștilor, va avea un rol central. Este important să alegem o locație adecvată și să construim o atmosferă inedită, care să lase loc exclusitvității. Un plus poate fi adus de colaborarea cu unul sau mai mulți influenceri pentru a beneficia și de publicul acestora, de introducerea activităților și demonstrațiilor personalizate, și nu în ultimul rând de punerea la punct a unei strategii de comunicare și marketing impecabile. Esențială pentru a face produsul cunoscut este organizarea unui eveniment despre care să se vorbească.
Dacă discutăm despre organizarea unui eveniment corporate planificarea implică: stabilirea bugetului (căutarea unor posibili sponsori/parteneri), asigurarea că scopul este realizabil, alegerea publicului în funcție de strategia companiei, împărțirea sarcinilor organizatorice, asigurarea facilităților adecvate, organizarea de prelegeri tematice. Conceptul este deosebit de important și trebuie gândită cea mai bună idee, care să se reflecte pe toate canalele și care să atragă publicul țintă și să îi facă pe cei care au participat să vorbească în comunitățile lor despre eveniment.
Pornind de la elementele de bază în planificare și organizare, fiecare eveniment este un proiect unic, ale cărui șanse de reușită sunt cu atât mai mari cu cât este mai bine contextualizat, fără a lipsi elementul inedit care-l va face de neuitat.
